Projektstyring med Outlook-integration

Vi har en afdeling på fire personer, der gerne vil have noget projektstyring af en art.

Basalt set skal der "bare" være mulighed for, at afdelingslederen kan se hvilke opgaver de ansatte har planlagt hvilke dage, ligesom der skal være mulighed for at se status på de forskellige opgaver.

Det skal integrere med Outlooks kalender (exchange) og skal helst være nemt og ligetil.

Nogen der har nogle gode bud?

Kan "Opgaver/Tasks" i Outlook ikke bruges? Jeg har aldrig selv brugt det, men jeg ved da at man kan sætte status og assigne til personer.

Kalenderdelen er jeg lidt i tvivl om dog.

Mnjorh.. problemet er, at den integrerer enormt ringe med kalenderen - opgaverne kan ikke vises i kalenderen f.eks. :<

Hmm ja, det har du ret i.. Fik lige kigget lidt på det og det er sgu ikke imponerende :(

Hvis du støder på noget må du gerne råbe højt (eller bare skrive det her ^^), jeg kunne nok godt bruge noget i den stil til mig selv inden længe :D

Jeg skal se om jeg kan huske det :D

Sharepoint...

Hvis det blot er opgaveopfølgning, uden den store fremdriftsrapportering i timer, kroner, procent eller estimeret rest, ville jeg anvende Gantter.com - det er et udemærket visuelt værktøj a la MS Project, og med ubegrænset projektmodelstruktur.

Integration til Outlook (exchange) - hvorfor? Skal projektplanlægningen sammenholdes med ferie/fravær, møder og øvrige administrative opgaver planlagt i kalenderen?

Du kender selv begrænsningerne i Outlook, ingen grund til at uddybe det. - Outlook er en kommunikationsklient og ikke et projektstyringsværktøj. MEN hvis dine kollegaer er motiveret til det, kan der jo nedfældes nogle retningslinjer for fast anvendelse af Outlook som et opgaveværktøj, med fremdriftsangivelse i farver eller med præfiks. Udfordringen her er blot, at du ikke kan sortere irrelevant støj fra og danne dig overblik over et eller flere specifikke projekter/opgaver.

Hvis du kunne uddybe lidt omkring, hvordan I forventer at fremdriftsrapportere, og lidt om detaljegraden på såvel projekt som opgaver, kan jeg vende tilbage med noget mere konkret.

Du bør dog overveje hvorvidt projektstyring, ressourceplanlægning (+ ferie/fravær) og fremdriftsrapportering ikke er mest hensigtsmæssigt håndteret i et særskilt projektstyringsværktøj, og kalenderen forbeholdt øvrig kommunikation og aftaler (ikke-projektrelevante aftaler).

Der findes flere muligheder på markedet. Kig eventuelt på nogle af disse:
- Projectplace
- Basecamp.
- Podio
- Yammer
- FlowIT
- EazyProject
- Gantter.com
- Og til sidst men ikke mindst TimeLog Project (timelog.dk), hvor jeg er ansat.

Med venlig hilsen
Gilli Haraldsen

Projektstyring er indbygget i Outlook. De fleste folk ved bare ikke hvilke kræfter der er gemt i Office pakken og hvordan de skal styre dem.

Læs denne WhitePaper fra itvirksomhed.dk.
Opgavestyring med outlook.pdf

Hvis det virker lidt voldsom, for 4 mand, så husk på, at Outlook, ligesom resten af Office er bygget til virksomheder, nogle med mange tusinde medarbejdere og hvor projektlederen måske sidder i en anden by.

Den korte version: Træk og slip. Du kan / skal trække dine opgaver ind i kalenderen førend de bliver vist og de bliver kun vist i "dag" og "uge" visningen (tror jeg nok).

#7, 8

Tak for gode bud. Jeg har dog fri i dag, så jeg får ikke lige kigget nærmere på det før tidligst i morgen!

gharaldsen (7) skrev:

- Og til sidst men ikke mindst TimeLog Project (timelog.dk), hvor jeg er ansat.

Det bruger vi til tidsregistrering på jobbet, fungerer super! Jeg har ikke selv brugt det til projekter endnu, så den del kan jeg ikke udtale mig om.

Glæder mig til jeres WP klient kommer ;)

Magten (10) skrev:

Det bruger vi til tidsregistrering på jobbet, fungerer super!

Det fungerer, men der er ingen kronologi i de registreringer, man foretager. Der er kun den tid man har brugt. Det vil sige, at man ikke får nogen hjælp til at rette op fejlregistreringer. Man skal selv igang med regnestokken. Det har været et problem en del gange, hvis jeg har redigeret en registrering mens jeg har været igang med at logge tid, og den har gået på pause uden jeg har opdaget det.

Journalerne er derimod smarte.

gharaldsen (7) skrev:

Hvis du kunne uddybe lidt omkring, hvordan I forventer at fremdriftsrapportere, og lidt om detaljegraden på såvel projekt som opgaver, kan jeg vende tilbage med noget mere konkret.

Mnjorh.. problemet er, at de er så dejligt ukonkrete, sådan nogle brugere.

Det skal ikke være en stor forkromet løsning - jeg forestiller mig noget alá dette:

1. Afdelingslederen opretter et projekt og tildeler projektet til en ansat (inkl. en deadline)
2. Den ansatte accepterer projektet
3. Afdelingslederen kan se en liste over åbne opgaver - evt. sorteret pr. medarbejder - og hvornår der er deadline på disse opgaver

Linket i #8 ser ud til at dække behovet fint, så det tester vi i første omgang.