Danske virksomheder tager håndtering af fortrolige dokumenter afslappet

Fortrolige dokumenter bliver i stor stil gemt af kontoransatte på private enheder og altså udenfor arbejdspladsens netværk – også kendt som skygge-it.

I en ny undersøgelse foretaget af YouGov på vegne af Adobe siger hver femte kontoransatte, at de ikke ved, om deres arbejdsplads har en sikkerhedspolitik for dokumenthåndtering.

I undersøgelsen er 1.004 danske kontoransatte blevet adspurgt. Her siger hver sjette (17 procent), at de på deres arbejdsplads opbevarer fortrolige dokumenter på egne enheder eller på nettet, og dermed udenfor virksomhedens netværk. 25 procent siger, at de tror, det er tilfældet på deres arbejdsplads.

Der mangler ganske enkelt viden om virksomhedens politikker, mener Anne Andreasson, der er Document Cloud-specialist hos Adobe Nordic:

‘Undersøgelsen viser, at 21 procent af de danske kontoransatte ikke ved, om deres arbejdsplads har en sikkerhedspolitik for dokumenthåndtering. Vores analyser af forbrugerne viser desuden, at der særligt i Norden er en stor vækst i brugen af smartphones og tablets, hvilket yderligere øger sandsynligheden for, at virksomhedens dokumenter gemmes uautoriserede steder,’ siger hun.

Dette er i tråd med tal fra it-virksomheden Cisco, hvor det fremgår, at medarbejdere i snit bruger 15 til 20 gange flere uautoriserede apps, end hvad ledelsen tror.

I undersøgelsen fremgår det også, hvilke typer af dokumenter, der oftest sniger sig ud af virksomhedens netværk og ind i medarbejdernes private enheder. Her er der primært tale om planlægningsdokumenter (37 procent), efterfulgt af kundeaftaler (20 procent), dokumenter med personfølsomme oplysninger (20 procent), prislister (18 procent) og strategipapirer (17 procent).

Ifølge undersøgelsen mener 37 procent af administrerende direktører, at der ligger forretningsinformation uden for virksomhedens netværk, mens 56 procent ikke mener, det er tilfældet. Det står omvendt til i laget umiddelbart under direktøren, hvor 56 procent af folk med lederansvar mener, der ligger forretningsinformation uden for netværket, mens 29 procent ikke mener, det er tilfældet.

Undersøgelsen er gennemført af analyseinstituttet YouGov. Der er i alt gennemført 1004 CAWI-interview med danskere i alderen 18-74 år, i perioden 15. – 23. november 2016. Respondenter udgøres af direktører, ledere, funktionærer og kontoransatte.